Identification des usagers par les professionnels en exercice libéral

 

 

 

 

 

Conditions d'exercice des bonnes pratiques d'identification

La mise en œuvre des bonnes pratiques d'identification concerne l'ensemble des professionnels intervenant dans les secteurs sanitaire et médicosocial. L'enjeu est de sécuriser le parcours de santé de chaque usager en référençant de façon uniforme ses données de santé avant tout échange ou partage de celles-ci avec les autres acteurs de santé.

La création (ou la modification) de l'identité numérique peut être effectuée directement par le professionnel ou par un de ses collaborateurs autorisés, sous réserve d'une formation préalable adaptée.

L’utilisation de l’identité nationale de santé (INS) pour identifier les patients est la clé pour accéder aux différents outils de Mon espace santé ainsi qu'aux applications d'e‑santé mises en œuvre au niveau régional : Paaco-Globule, ViaTrajectoire, Krypton, K‑Process...

Les bonnes pratiques d'identification sont fixées par le Référentiel national d'identitovigilance (RNIV) et notamment son volet 4, dédié aux professionnels de santé libéraux qui n'exercent pas dans une structure déployant une organisation interne spécifique dans ce domaine. Leur mise en œuvre nécessite 2 conditions cumulatives :

1. Disposer d'un système d'information de santé (logiciel métier, logiciel de gestion de cabinet...) "RNIV compatible"

2. Respecter la règlementation relative à l'utilisation de l'INS et à l'identitovigilance.

Qu'est-ce qu'un système d'information "RNIV compatible" ?

Les anciens logiciels de santé doivent être mis à jour pour respecter les préconisations du RNIV, reprises dans le Guide d'implémentation de l'INS édité par l'Agence du numérique en santé (ANS). Les  

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La gratuité de cette opération peut être obtenue dans le cadre du financement à l'équipement du Ségur de la médecine de ville, sous réserve de respecter un certain nombre de démarches :

• se rapprocher de l’éditeur de son logiciel métier pour savoir si la solution sera labellisée Ségur ;

• passer commande auprès d’un éditeur référencé avant le 30 novembre 2022 ;

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Attention : l'agrément CNDA demandé par l'éditeur au GIE SESAM Vitale n'est pas suffisant. Il ne fait que vérifier la capacité de l'application à faire appel au téléservice INSi pour récupérer ou vérifier une INS mais ne s'assure pas du respect des autres obligations du RNIV.

Pour en savoir plus, voir la page Etapes de la mise en œuvre de l'INS.

Comment utiliser l'identité nationale de santé ?

L'étape suivante, qui n'est possible qu'avec un logiciel "RNIV compatible", sera d'attribuer le statut Identité qualifiée à l'identité numérique pour pouvoir utiliser l'INS sans restriction.
Cette opération, destinée à sécuriser aussi bien l’usager que le professionnel, n’est à réaliser qu’une fois pour chaque patient/usager. Elle consiste à s’assurer que les traits de l’INS récupérée par le logiciel (le plus souvent automatiquement) correspondent bien à ceux portés par un dispositif d'identification à haut niveau de confiance (passeport, carte nationale d’identité…) présenté par l’usager (ou son entourage).

Attention : seule une INS qualifiée peut être échangée ou partagée sans restriction (avec le matricule INS).

Que faut-il retenir ?

• L’INS est une identité numérique sanitaire destinée à sécuriser l’échange et le partage des données de santé. Son usage garantit que chaque patient est identifié de la même façon par l’ensemble des professionnels des secteurs sanitaire et médicosocial qui le prennent en charge.

• L’usager doit être informé de l’importance de l’INS pour bien l’identifier et sensibliser sur le fait que chaque acteur de santé va lui demander un document d’identité afin de pouvoir qualifier cette identité sanitaire partagée.

• La justification de l’identité par l’usager n’est pas un contrôle de police mais un moyen de s’assurer de la cohérence des traits de l’INS. Elle permet de sécuriser à la fois l’usager et le professionnel de santé.

• Même si l’usager est connu de longue date par le professionnel, ce dernier n’est réglementairement autorisé à utiliser son INS qu’après lui avoir attribué le statut Identité qualifiée.
  Sauf exception (changement d’identité d’un patient, doute sur la personne prise en charge), cette opération n’a pas à être répétée par un professionnel libéral.

• Il est nécessaire de qualifier une INS pour pouvoir référencer les données de santé, les transmettre à d’autres professionnels et dans le DMP de l'usager, de le contacter via sa messagerie sécurisée personnelle, etc.

Réponses aux questions fréquemment posées

Le menu FAQ permet de prendre connaissance des réponses apportées aux nombreuses questions relatives à la mise en place des bonnes pratiques techniques et organisationnelles relatives à l'identification des usagers. Celles qui suivent abordent des thématiques qui relèvent spécifiquement de l'exercice libéral.

• Pourquoi n’utilise-t-on pas uniquement le matricule INS pour identifier les patients ?

Un numéro d'identification isolé n’est pas une garantie suffisante car il peut être source de nombreuses erreurs. Son association avec des traits d’identité stricts, issus de bases nationales de référence, apporte au contraire un niveau de sécurité très élevé si les bonnes pratiques d’identification sont respectées par l’ensemble des acteurs.

• Je reçois Madame Piseau que je connais depuis plus de 15 ans. Quel est l'intérêt de lui demander une pièce d'identité ?

Beaucoup de patients ont été identifiés à partir des informations fournies par la carte Vitale ou selon les dires du patient. Il s'avère qu'il n'est pas rare de constater que l'INS diffère de l'identité numérique précédemment recueillie. Il est donc important de prendre quelques minutes pour s'assurer que l'INS récupérée pour cette patient est bien la sienne et qu'il n'existe pas d'erreur sur les traits recueillis.
Une fois cette étape réalisée, l'INS peut être qualifiée grâce à la carte d'identité de Madame Piseau et on peut ainsi être sûr d'utiliser désormais de la même identité numérique que les autres acteurs de santé pour identifier cette patiente, ce qui facilitera et sécurisera les échanges d'information.
Il n'est pas nécessaire de renouveler l'opération lors des prochaines consultations.

• Madame Machu vient régulièrement à la pharmacie, elle est suivie pour une pathologie chronique. Dois-je lui demander un titre d'identité ?

Le contrôle de cohérence entre les traits de l'INS de la patiente et un dispositif d'identification est à réaliser par chaque professionnel de santé qui la prend en charge afin de pouvoir continuer d'échanger des données avec les autres acteurs de santé en utilisant la même identité numérique. Le pharmacien fait partie des professionnels concernés. Il doit donc demander à Madame Machu de fournir un document d'identité, en plus de son ordonnance et de sa carte Vitale.
Si elle n'a pas de document à haut niveau de confiance sur elle, il convient de lui expliquer pourquoi il est important qu'elle veille à s'en munir lors de son prochain passage. Une fois son INS qualifiée, il ne sera plus nécessaire de lui demander de justifier de son identité ultérieurement dans la même officine (ou groupement d'officines partageant le même référentiel d'identités).

• Ai-je l’obligation réglementaire de demander à un usager un document attestant son identité ?

Demander à un usager de justifier de son identité est une étape indispensable pour pouvoir utiliser son INS s'il ne dispose pas encore d'une identité numérique au statut identité qualifiée dans le logiciel métier. Cela doit être fait dès que possible.
Ce n'est toutefois pas toujours réalisable. En aucun cas cela constitue une étape obligatoire avant de prendre en charge un usager, notamment dans le cadre de l’urgence. L'identité de l'usager est alors à conserver au statut identité provisoire.

• Que peut-on répondre à un patient qui s’étonne qu’on lui demande un document d’identité ?

Il faut expliquer au patient (et à ses proches) que la sécurisation de son identification est le gage de la qualité de ses soins, actuels et futurs. La justification de son identité à l’aide d’un dispositif d’identification à haut niveau de confiance est une exigence nouvelle rendue opposable à tous les acteurs de santé (dont les usagers) par la réglementation (RNIV). Elle permet au professionnel de sécuriser l’INS du patient et de l’utiliser pour améliorer la confiance dans les données de santé qui le concernent lorsqu'elles sont échangées entre les professionnels qui le prennent en charge ou transmises à son DMP.

• Comment informer les usagers de la mise en œuvre des nouvelles règles d'identification ?

Il est utile de mettre en place une information dans la salle d’attente destinée à expliquer aux usagers les enjeux de l'utilisation de l’INS. Elle peut se faire sous forme d’affiche, de dépliant voire d'un clip vidéo si le cabinet dispose de l'équipement adéquat. Ces supports, réalisés au niveau national ou régional, peuvent être mis à disposition par l’Assurance maladie. L’information doit être relayée de façon orale chaque fois que nécessaire.
Des actions de communication au près des usagers et de leurs représentants sont également réalisées par France Assos Santé.

• Comment s’assurer que le titre d’identité n’est pas un faux ou que la carte Vitale n’a pas été usurpée ?

Il n’appartient pas aux professionnels de santé de statuer sur la validité des documents présentés. En cas de doute, il faut enregistrer la prise en charge sous une identité numérique au statut Identité provisoire et, si possible, alerter les autres acteurs de santé potentiellement impliqués

• L'usager que je prends en charge me présente une carte d'identité qui n'est plus valide, que dois-je faire?

Il est préférable que le titre servant à valider l'identité d'un usager soit le plus récent possible, ne serait-ce que pour faire le lien avec la photo d'identité, si besoin. Néanmoins, il n'est pas demandé par le RNIV que le document présenté soit en cours de validité pour qu'il soit pris en compte.
On peut donc créer une identité numérique et qualifier l'INS à l'aide d'un dispositif d'identification au-delà de sa date de validité tant qu'il n'existe aucune raison de douter qu'il appartient bien à l'usager concerné.

A quels volets du RNIV sont soumis les professionnels de santé libéraux ?

J'exerce...	Volets RNIV opposables	Remarques
En établissement de santé (ES)	1 + 2	Sauf cas d'application du RNIV 3 par l’établissement, sur décision de l’ARS
En établissement ou service médico-social (ESMS)	1 + 3
En structure libérale d'exercice coordonné de plus de 10 équivalents temps plein	1 + 3	Sauf cas d'application du RNIV 2 par décision régionale (ARS),choix volontaire de la structure ou lors d’une intervention dans une structure relevant du volet 2
En structure libérale d'exercice coordonné d’au plus 10 équivalents temps plein	1 + 4	Sauf choix volontaire d'appliquer le RNIV 3 ou en cas d’intervention dans une structure relevant d'un autre volet (ES, ESMS)
À titre libéral individuel	1 + 4	Sauf en cas d’intervention dans une structure relevant d'un autre volet (ES, ESMS)
En dispositif d'appui à la coordination des parcours	1 + 3
Prestataire de service réalisant des actes sans contact direct avec les usagers	1 + 3	Hors établissement de santé

Page mise à jour le 17/06/2022